Wielu przedsiębiorców najpierw wybiera darmowy program do faktur on-line, żeby sprawdzić, jak funkcjonuje takie oprogramowanie i czy będzie przydatne u nich w firmie. O ile okaże się, że aplikacja funkcjonuje właściwie i wystawianie faktur nie jest skomplikowane, dokupują pełną wersję oprogramowania. Dziś faktura online nie jest obowiązkowa, niemniej jednak w przyszłości wszyscy będą musieli wystawiać takie dokumenty.
Fakturowanie online nie odbiega od faktur papierowych. Na e-fakturze powinno się umieścić te same informacje, które znajdują się na fakturze tradycyjnej. Nie powinno się jej natomiast wysyłać do kontrahentów w formie papierowej, wyłącznie wystarczy wysłać ją e-mailem. Sporo kodów do fakturowania robi to w sposób automatyczny, jeśli wprowadzona jest w nich informacja na temat adresu e-mailowego. Przed wystawieniem takiego dokumentu warto spytać o potwierdzenie na dostarczanie faktur elektronicznych. które są tańsze i wygodniejsze. Dziś takie faktury wystawia wiele firm. Operatorzy sieci komórkowych proponują nawet swoim klientom obniżone rachunki, jeżeli już zdecydują się na faktury wystawiane elektronicznie. Jeżeli już faktura wystawiana jest online, można w tej samej chwili zdobyć ją na adres email – w dniu wystawienia. Jeżeli zaś wysyłana jest pocztą, powinno się brać pod uwagę to, że zanim dotrze minie kilka dni. Szacuje się, że przesyłki pocztowe docierają do klientów w mniej więcej 3 dni robocze. Faktury elektroniczne honorowane są we wszystkich urzędach. W trakcie sprawdzeniu można przekazać je do urzędu skarbowego na dysku zewnętrznym lub przesłać w formie email. W dokładnie taki sam sposób faktury można wysyłać także do zewnętrznej firmy księgowej. I tu znowu pojawia się oszczędność – nie należy jeździć do księgowych z każdą fakturą, jeżeli już możliwe jest jej przekazanie w formie elektronicznej. Z fakturą online wiąże się także intuicyjny sposób archiwizacji. Takie faktury można przechowywać w chmurze, na dysku zewnętrznym albo w pamięci komputera. Jeżeli już ktoś usunie plik z fakturą, wystawienie duplikatu jest bardzo łatwe i w wielu programach można to załatwić jednym kliknięciem.
Warto sprawdzić: fakturowanie online.
