W wielu przedsiębiorstwach wraz ze wzrostem liczby zamówień, dokumentów i operacji finansowych pojawia się wymaganie uporządkowania danych. Informacje przechowywane w oddzielnych arkuszach, programach i dokumentach mogą utrudniać bieżącą kontrolę nad działalnością. W takiej sytuacji rozważa się przeznaczenie systemów informatycznych, które łączą wybrane procesy w jednym środowisku.
Oprogramowanie Comarch obejmuje rozwiązania przeznaczone do obsługi różnych sekcji funkcjonowania firmy, w tym księgowości, sprzedaży, magazynu, kadr a także zarządzania produkcją. Zakres dostępnych funkcji uzależniony jest od wybranego systemu, jego wersji i zastosowanych modułów. Przed podjęciem wyborów ważne jest określenie, jakie informacje mają być gromadzone, kto będzie z nich korzystać a także które czynności wymagają uporządkowania. Sam wybór skryptu nie rozwiązuje wszystkich problemów organizacyjnych, w szczególności gdy wynikają one z niejasnego podziału zadań lub braku spójnych procedur.
Systemy klasy ERP służą do integrowania danych i procesów zachodzących w różnorakich częściach organizacji. Comarch ERP może wspierać w głównej mierze rejestrowanie dokumentów handlowych, kontrolowanie stanów magazynowych, ewidencjonowanie rozrachunków i przygotowywanie danych potrzebnych do analiz. Znaczenie takiego rozwiązania zależy od specyfiki działalności. W firmie handlowej ważne mogą być obowiązujące informacje o dostępności produktów i realizacji zamówień, jednak w przedsiębiorstwie produkcyjnym większą rolę odgrywają planowanie materiałów, kontrola etapów pracy oraz rozliczanie kosztów. Powinno się co więcej uwzględnić, że nie każda funkcja będzie potrzebna wszystkim użytkownikom. Nadmiernie rozbudowana konfiguracja może utrudniać codzienną pracę, a zbyt wąski zakres systemu może wymuszać prowadzenie części ewidencji oprócz nim. Ważne są również sposobów konwersji danych z innymi narzędziami, sposób nadawania uprawnień oraz dostęp do informacji historycznych. Dopiero zestawienie tych założeń z widokami na nadchodzące lata konkretnego rozwiązania pozwala wycenić jego przydatność w określonym środowisku.
Osobnym zagadnieniem są wdrożenia Comarch, które obejmują nie tylko instalację i konfigurację skryptu, lecz też przygotowanie danych, ustalenie zasad pracy oraz sprawdzenie poprawności poszczególnych procesów. Na początku należy rozpoznać dotychczasowy sposób działania firmy i wskazać obszary wymagające zmian. W praktyce zwłaszcza bardzo dużo sugestie może wymagać uporządkowanie kartotek towarów, danych kontrahentów, cenników i informacji o rozrachunkach. Przeniesienie niekompletnych albo powielonych zapisów do nowego środowiska może utrudnić późniejsze wyraportowanie i rozliczenia. Z tego powodu migrację danych warto poprzedzić ich weryfikacją oraz ustaleniem, które informacje są nadal potrzebne. Kolejnym etapem są testy obejmujące rzeczywiste scenariusze pracy, tj. wystawienie dokumentu sprzedaży, przyjęcie dostawy, korekta zapisów czy zamknięcie okresu rozliczeniowego. Pozwalają one wykryć niezgodności, zanim system zacznie obsługiwać bieżące operacje. Harmonogram prac powinien uwzględniać dostępność osób odpowiedzialnych za poszczególne procesy, ponieważ ich wiedza jest potrzebna do oceny ustawień i rezultatów testów.
Na przebieg uruchomienia wpływa również przygotowanie pracowników do korzystania z nowych narzędzi. Dosłownie poprawnie skonfigurowany system może powodować trudności, jeżeli użytkownicy nie wiedzą, jak rejestrować nietypowe zdarzenia, poprawiać błędne dokumenty lub zdobywać dostęp do potrzebnych raportów. Szkolenia powinny więc odnosić się do konkretnych zadań, a nie ograniczać się do przedstawienia dostępnych funkcji. Warto też ustalić, kto odpowiada za nadawanie uprawnień, kontrolę jakości danych i zgłaszanie problemów. Po rozpoczęciu pracy potrzebna jest obserwacja działania poszczególnych modułów oraz rozróżnianie błędów wynikających z konfiguracji od trudności związanych z przyjętymi procedurami. Znaczenie moraz plan aktualizacji, kopii zapasowych i dalszego rozwoju systemu. Zmiana przepisów, wzrost liczby użytkowników albo rozszerzenie działalności mogą wymagać przemian wcześniejszych ustawień. Dlatego oprogramowanie ERP należy traktować jako detal szerszego sposobu organizacji pracy, którego funkcjonowanie zależy zarówno od rozwiązań technicznych, jak i od jakości danych, kompetencji użytkowników oraz jasno określonych zasad działania.
Sprawdź: comarch dms.
